Untuk suksesesnya suatu proyek diperlukan struktur organisasi yang sesuai. Struktur organisasi adalah jalur utama koordinasi, delegasi, dan komunikasi dalam suatu proyek.
Dalam Manajemen Proyek secara garis besar, terdapat dua tipe struktur organisasi :
I. Organisasi Fungsional (Functional Organization)
Organisasi Fungsional
Organisasi Fungsional adalah tipe struktur organisasi manajemen proyek dimana seorang manajer/pimpinan proyek berkoordinasi dengan manajer-manajer operasional (manajer lini) dalam suatu perusahaan. Manajer lini adalah seseorang yang bertanggung jawab terhadap bagian tertentu. Misalnya, manajer keuangan, manajer pemasaran, manajer IT, dll. Manajer lini membawahi beberapa staf operasional.
Dalam tipe ini komunikasi dan koordinasi antara anggota proyek sangatlah terbatas. Pendelegasian tugas, koordinasi, dan komunikasi dilakukan melalui manajer lini.
Dalam tipe struktur organisasi fungsional ini sangatlah mungkin seorang manajer lini terlibat dalam lebih dari satu proyek. Dan dalam tipe ini seorang staf sangat mungkin diberikan tugas terkait suatu proyek tanpa mengetahui apa proyek yang sedang berjalan itu.
Terhadap struktur organisasi fungsional ini, penempatan koordinator proyek terbagi atas tiga jenis, yang masing-masing memiliki kewenangan yang berbeda :
Lemah (Weak Matrix Organization)
Weak Matrix Organization
- Kewenangan terbesar ada pada manajer lini
- Manajer lini menjadi asisten dari koordinator proyek
- Koordinator proyek mengatur jadwal dan progress, tetapi tidak memiliki kewenangan dalam pengambilan keputusan
Seimbang (Balanced Matrix Organization)
Balanced Matrix Organization
- Terdapat posisi khusus untuk seorang koordinator proyek (manajer proyek)
- Manajer proyek memiliki kewenangan dalam mengambil keputusan
- Manajer proyek mengatur tim agar berjalan sesuai ruang lingkup, jadwal, dan budget
Kuat (Strong Matrix Organization)
Strong Matrix Organization
- Manajer proyek memiliki otoritas dan tanggung jawab yang lebih besar namun masih terbatas
- Manajer proyek tetap tidak dapat mengambil seluruh keputusan
II. Organisasi Proyek (Projectized Organization)
Projectized Organization
Organisasi Proyek adalah suatu pengelolaan struktur organisasi yang didasarkan pada proyek. Dalam struktur Organisasi Proyek ini, seoarang koordinator proyek memiliki otoritas dan tanggung jawab penuh. Koordinator proyek memiliki tim khusus. Tim ini hanya mengerjakan satu proyek saja. Pada Organisasi Proyek, seorang koordinator proyek berperan sebagai manajer tim.
Manakah Yang Lebih Baik?
Jika ditanyakan mana struktur organisasi yang lebih baik untuk digunakan dalam menjalankan suatu proyek? Jawabannya: tergantung kondisinya. Karena masing-masing struktur tersebut memiliki tempatnya tersendiri. Memiliki kelebihan dan kekurangan. Mari kita bahas satu per satu.
Organisasi fungsional lebih hemat biaya karena anggota tim adalah staf operasional, bukan staf khusus proyek. Tetapi dari sisi waktu, organisasi fungsional membutuhkan waktu eksekusi yang lebih lama untuk menyelesaikan proyek karena anggota tim memiliki pekerjaan rutin operasional. Dan pekerjaan operasional ini juga membuat anggota tim tidak bisa fokus akan suatu proyek.
Organisasi Proyek memiliki kelebihan dari sisi kecepatan eksekusi proyek. Ini dikarenakan anggota tim hanya fokus mengerjakan satu proyek saja. Tentunya hal ini berdampak terhadap biaya. Biaya yang dibutuhkan menjadi lebih besar untuk membiayai anggota tim.
Lalu kapan Organisasi Fungsional dan Organisasi Proyek digunakan?
Organisasi Fungsional lebih tepat digunakan untuk proyek skala kecil sampai dengan menangah, dengan tingkat kesulitan yang rendah, dan tenggat waktu yang longgar. Sedangkan Organisasi Proyek lebih tepat digunakan untuk proyek dalam lingkup besar, dengan tingkat kerumitan yang tinggi, tenggat waktu yang ketat, serta berdampak krusial terhadap strategi perusahaan.
Demikian penjabaran secara umum dari tipe organisasi di dalam manajemen proyek. Penentuan tipe yang tepat akan sangat berpengaruh terhadap kesuksesan tujuan proyek dan tujuan organisasi.
PutriChairina 